wat we doen

Van overzicht naar inzicht

 

De vraag
Overheden en organisaties zijn vaak zo in ontwikkeling en er komt zoveel op hen af dat het overzicht kwijt raakt of kwijt dreigt te raken. Behalve de vele ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en veranderingen in regelgeving en wensen van burgers of klanten speelt mee dat er vaak veel informatie is; zoveel informatie dat het niet mogelijk is alles te lezen, laat staan alle informatie te plaatsen en ermee te sturen. Voor het hebben van overzicht is het nodig soms even stil te staan, te inventariseren waar de organisatie staat en om informatie te verzamelen, te selecteren en te analyseren; om vervolgens te reflecteren en de koers te bepalen, te bevestigen of bij te stellen.

Externe samenwerkingsrelaties
Overzicht is nodig voor een effectieve en efficiënte sturing van de samenwerking met andere organisaties. Een voorbeeld is de sturing op externe relaties door gemeenten. Veel gemeenten werken samen met andere gemeenten, stichtingen en verenigingen, corporaties en andere partners, verstrekken subsidies aan maatschappelijke instellingen en besteden taken uit. Per onderdeel is er meestal zicht op deze externe partijen. Gemeentebreed is dat vaak complexer. Het gaat dan om vragen als: maken verschillende afdelingen afspraken met dezelfde partijen? Of met verschillende partijen, maar met een vergelijkbaar doel? Hoe sturen we bestuurlijk, maar ook ambtelijk op de partijen? Is dat voldoende? Is er voldoende zicht op de bijdragen van de externe partijen aan de doelen van de gemeente? Of de financiële risico’s?

Interne informatiestromen
Overzicht is ook nodig voor een effectieve en efficiënte sturing van de eigen organisatie. Een voorbeeld hiervan zijn de interne informatiestromen. Voor de interne organisatie en voor de interne informatiestromen is het bijvoorbeeld de vraag of zich veranderingen hebben voorgedaan waardoor heroverweging van de werkwijze nodig is. Bedrijfsvoering en beleid- en uitvoeringsafdelingen komen vaak organisatorisch steeds verder van elkaar weg te staan, met name omdat bedrijfsvoering wordt gecentraliseerd. Van nature is de relatie tussen staf en lijn vaak al lastig: de lijn ziet staf als control en als beperking en opleggers van regels. De staf ziet de lijn als eigenwijs en ‘ze doen maar’. Deze fricties kunnen worden versterkt door veranderingen. Wat betekent dit voor de sturing? voor de efficiency? Hoe zien de interne informatiestromen eruit? is dat de goede informatie? is er overzicht? geeft de informatie voldoende inzicht?

Aanpak IdeeVersa
De aanpak van IdeeVersa is per traject afhankelijk van de vraag en van de organisatie van de opdrachtgever. De kern van trajecten die gericht zijn op het vergroten van overzicht is vaak op hoofdlijnen als volgt:

Informatie verzamelen: zowel papieren en digitale informatie wordt verzameld en geanalyseerd. Daarna volgen gesprekken en een kritische zoektocht. Het gaat hier om informatie over wat de externe partijen doen, hoe de sturing is geregeld en wordt uitgevoerd, bestuurlijk en ambtelijk, op inhoud en op de financiële middelen naar de externe partijen. Ontwikkelingen naar de huidige situatie worden ook meegenomen.
Overzicht: bij de eerste analyse krijgt u een beeld van de stand van zaken een schets van de ontwikkelingsrichting tot nu toe en vooral een analyse van positieve punten en van overlap en hiaten. De analyse is in woorden, maar ook zoveel mogelijk via beelden en in cijfers.
Inzicht: over de overzichtsanalyse volgen een of meerdere groepsdiscussies. Het gaat dan om de herkenbaarheid, aanscherpingen en nuanceringen. Hierna wordt de analyse bijgesteld.
Advies: over governance: punten ter verbetering van sturing, uitvoering, controle en verantwoording op basis van de analyse. Een overzichtstraject kan voor zowel de externe samenwerking als voor de interne organisatie, voor beide samen als ook voor een onderdeel van een van beide.

Ervaring IdeeVersa
IdeeVersa heeft op dit terrein veel ervaring. Voorbeelden hiervan zijn diverse bezuinigings- en heroriëntatietrajecten. Zie hiervoor onder referenties.

Zie verder ook de visie en werkwijze van IdeeVersa.

Wilt u meer weten? Neem dan contact op.